سازمانهای امروز با مسائلی چون تغییرات سریع و غیر قابل پیش بینی، سفارشات خاص و سلیقه ای مشتریان، کیفیت کامل، انتظار دریافت سطح خیلی بالایی از خدمت و ... روبرو هستند. از این رو سازمان ها برای بقاء و حفظ موقعیت خود، شکل های متفاوتی به خود گیرند. یکی از جدیدترین شکل های سازمانی، فرم سازمان های چابک می باشد. سازمان های چابک فراتر از انطباق با تغییرات می اندیشند و متمایل به استفاده از فرصت های بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت بخاطر نوآوری ها و شایستگی های خود می باشند. ? مقدمه سازمانهای امروز با مسائلی چون تغییرات سریع و غیر قابل پیش بینی، سفارشات خاص و سلیقه ای مشتریان، کیفیت کامل، انتظار دریافت سطح خیلی بالایی از خدمت و ... روبرو هستند. از این رو سازمان ها برای بقاء و حفظ موقعیت خود، شکل های متفاوتی به خود گیرند. یکی از جدیدترین شکل های سازمانی، فرم سازمان های چابک می باشد. سازمان های چابک فراتر از انطباق با تغییرات می اندیشند و متمایل به استفاده از فرصت های بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت بخاطر نوآوری ها و شایستگی های خود می باشند. سازمان های چابک درباره ارضای نیازهای مشتریان نیز به گونه ای دیگر می اندیشند این سازمانها تنها محصولات خود را به فروش نمی رسانند، بلکه راه حلهای برآوردن نیازهای واقعی مشتریان را بفروش می رسانند این سازمانها معتقدند که محصولاتشان کامل نیست و به منظور غنی سازی ارزش های دریافتی مشتریان از محصول و ایجاد ارزش افزوده برای آنان سعی در غنی سازی محصول خود دارند. این امر سبب غیر قابل دسترس شدن موقعیت سازمان های چابک برای رقبا می شود. علاوه بر این سازمان های چابک بر طراحی یا توسعه محصولاتی متمرکز می شوند که بطور ویژه، به نیازهای منحصر به فرد مشتریان پاسخ دهد. نیاز به طراحی موثر و سریع بدین معنی است که رویکرد سنتی در داشتن محصولات جدید شکست خورده است. اما ایجاد چابکی کار ساده ای نیست و مستلزم آن است که سازمان ها با موفقیت کامل، مدیریت کیفیت جامع (TQM)، توسعه عملکرد کیفیت (QFD)، تولید به هنگام (JIT) و ... را به اجرا در آورند. بنابراین، سازمان ها برای رسیدن به چنین ویژگی هایی نیازمند تحولاتی اساسی در ساختار و نگرش خود به مشتری و سایر ذی نفع های سازمان (کارکنان، رقبا و ...) می باشند. دراین مقاله، سعی بر آن است تا با نگاه به تحولاتی که در تئوری های تولید صورت گرفته، برخی از شرایطی که سازمانها برای چابک شدن باید ایجاد نمایند،آورده شود. نکته قابل ذکر دیگر اینکه، در کتابها و مقالات علمی هرگاه سخن از محصول و تولید آن به میان می آید، ناخودآگاه مفهوم کالا (شی فیزیکی) در ذهن تداعی می گردد، درحالیکه محصولات شامل کالاها و خدمات بوده، و هرکدام از فرایند تولید خاصی برخوردارند. برای رفع این سوء تعبیر در برخی متون علمی، بنا به ضرورت و یا بیان مشترک بودن اصول کلی در تولید محصول، عبارت ،،کالاها یا خدمات،، با هم بکار می رود. ? تحولات تئوری های تولید 1) اتوماسیون و تولید انبوه: در عصر تولید انبوه تقاضا نسبتاً بالا و شرکت ها از عرضه و پوشش کامل تقاضا ناتوان بودند، به همین دلیل به انبار نمودن موجودی ها می پرداختند. قیمت به عنوان عامل مهمی که ترجیحات مصرف کننده را تعیین می کرد مطرح بود و تنها هدف تولیدکنندگان، تولید انبوه کالاها در قیمت های پایین بود. این شیوه تولید در حوالی دوره های جنگ جهانی تا سالهای 1970 به عنوان شیوه غالب تولید شناخته می شد. 2) افزایش انتظارات و حق انتخاب مشتری (عصر کیفیت): در اواخر سالهای 1970 و اوایل دهه 80 ، توجه به سلیقه های مشتری و احترام به حق انتخاب وی مطرح شد. در این دوره قیمت همچنان به عنوان یک عامل رقابتی مهم شناخته می شد و تمرکز بسیار زیادی بر کیفیت صورت می گرفت. دراین دوره مفاهیمی چون TQM,QFD ,MRP ,MRPII ,ERP با درجات مختلفی از موفقیت در سازمان ها اجرا شد. 3) رقابت گرایی: در اوایل دهه 90 تولید در کلاس جهانی یا تولید ناب مقوله ای بود برای پاسخگویی به افزایش روز افزون پارامترهای رقابتی مطرح شد. پارامترهای رقابتی فراتر از قیمت و کیفیت با مفاهیمی چون علاقه مندی به معرفی محصولات جدید، تحویل به موقع و انعطاف پذیری برای رقابت در سطح بین المللی اهمیت ویژه ای یافتند. 4) یکپارچگی ،فعال بودن و تضایف (عصر چابکی): شیوه تولید چابک در پایان دهه 90 و آغاز قرن بیست و یکم، مطرح شد. چابکی بر فعال بودن به عنوان یک مزیت نسبی استراتژیک می اندیشید و تنها به انطباق با تغییرات (منفعل بودن) اکتفا نمی کند. در این شیوه تولید مفاهیمی چون ارتباط نزدیک با مشتری، یکپارچگی منابع داخل سازمان و همچنین یکپارچگی با منابع سازمان های دیگر اهمیت خاصی دارند. ? نکات اصلی در تعاریف تولید چابک نویسندگان مختلف تعاریفی از تولید چابک را ارائه داده اند، که به طور خلاصه برخی از این تعاریف ارائه می شود: ? کیفیت بالا با توان قبول سفارشات متنوع محصول ? ارائه کالا و خدمات با اطلاعات و ارزش افزوده زیاد ? بسیج قابلیت های اساسی سازمان ? پاسخگویی به موضوعات محیطی و اجتماعی ? ترکیب تکنولوژی های متنوع ? واکنش به تغییرات و عدم اطمینان ? انسجام درون سازمانی و بین سازمانی ? تعریف چابکی: چابکی(agility) عبارت است از، شناسایی موفق مبانی رقابت (سرعت، انعطاف پذیری، نوآوری، کیفیت و سودآوری)، انسجام منابع، و اقدامات مناسب در محیط دانش و دارای تغییرات سریع بوسیله فراهم کردن محصولات و خدمات مشتری پسند. تولید چابک، یک سیستم تولید با قابلیت های فوق العاده (قابلیت های داخلی: تکنولوژی های سخت افزاری و نرم افزاری، نیروی انسانی و مدیریت آموزش دیده) برای رسیدن به تغییرات سریع بازار (سرعت، انعطاف پذیری، مشتریان، و پاسخگویی) است. سیستم تولیدی که به سرعت بین مدلهای محصول (سرعت و پاسخگویی) یا بین خطوط تولید جا به جا شده (انعطاف پذیری) و به تقاضای مشتری (نیازها و خواسته های مشتری) در زمان واقعی و به صورت ایده آل پاسخ می دهد. چابکی در اصطلاح عملیاتی عبارت است از ترکیبی از چند شرکت، که هر کدام دارای مهارت ها و شایستگی های خاص خود بوده، و با هم همکاری مشترک عملیاتی دارند. این امر موسسات همکار (دارای حرفه مشترک) را قادر به انطباق و پاسخگویی به تغییرات مطابق نیازهای مشتری می نماید. ? تفاوت تولید چابک با تولید در کلاس جهانی یا تولید ناب تولید در کلاس جهانی یا تولید ناب برای مسائل قابل کنترل و تولید چابک برای مسائل غیر قابل کنترل مناسب می باشد. ولی برای رسیدن به تولید چابک شرکت باید در کلاس جهانی باشد و از روشهای تولید ناب استفاده کند. بنابراین استفاده از شیوه های تولید ناب نقطه شروعی برای استقرار تولید چابک می باشد. ? قواعد کلی تولید چابک: 1) هر چیز، خیلی سریع تغییر می کند و غیر قابل پیش بینی است. 2) بازار نیازمند حجم پائین، کیفیت بالا، محصولات سفارشی و خاص می باشد. 3) چرخه زندگی این محصولات بسیار کوتاه است، سریع توسعه می یابند و زمان تاخیر آنها نیز کوتاه است. 4) کیفیت جامع و سطوح خیلی بالایی از خدمات مورد انتطار می باشد. 5) محصولات و خدمات از لحاظ اطلاعاتی غنی می باشند. ? مشکلات تولید انبوه سنتی 1) تولید انبوه سنتی در جائیکه که مشتریان نیازمند محصولاتی با کمیت های کوچک و محصولات سفارشی با تنوع زیاد هستند، توانایی ندارد. 2) خدمات اضافی و ترفیعات محصول را که موجب ایجاد ارزش افزوده بیشتر و افزایش سود می گردد، ندارد. 3) نیاز به طراحی موثر و سریع به این معنی است که رویکرد سنتی در داشتن همه محصولات جدید شکست خورده است. تولید چابک مشکلات مذکور برای تولید انبوه سنتی را برطرف نموده و با حقایقی چون کیفیت کامل، تحویل به موقع 100%، کمیت های کوچک تولید، طراحی سفارشی و هزینه های خیلی پایین روبروست. ? کامیابی مشتری سازمان ها در تولید چابک برای تحقق هدف ارضای نیازهای واقعی مشتری، تنها به فروش محصولات نمی پردازند بلکه راه حلهایی را برای بر طرف کردن نیازهای (مسائل) مشتری به فروش می رسانند و این امر مستلزم رساندن بسته محصول و خدمتی است که آن نیازها را برآورده سازد. آرمان "محصولات ما کافی و کامل نیستند و برای ارضای واقعی نیازهای مشتریانمان، ممکن است نیازمند افزودن خدمات ویژه، شرایط ویژه، حمایت فنی و یا افزودن محصولات مکملی که بوسیله شرکت های دیگر، و حتی رقبای ما عرضه می شود، باشیم" آرمان مشترک سازمان های چابک می باشد. ? مفاهیم اصلی چابکی: ? مفاهیم اصلی چابکی ? مدیریت شایستگی های اساسی (core competence managment) شایستگی های اساسی نیروی انسانی عبارت است از مهارت ها، دانش، رفتارها و تجربیات. با سرمایه گذاری در آموزش و تربیت نیروی انسانی می توان شایستگی های اساسی افراد سازمان را افزایش داد. نیروی انسانی از منابع مهم سازمان محسوب می شود و اهمیت آن در تئوریهای پیشرفته تر مدیریت روز به روز بیشتر و حیاتی تر می شود. بطوریکه صاحبنظران نیروی انسانی را یکی از منابع بحرانی در سازمان می دانند. شایسته محوری به دلیل اهمیت استراتژیک و منافع بلند مدت آن، باید منجر به ایجاد شرایط سه گانه زیر گردد: 1) قابلیت پذیرش ریسک زیاد 2) رسیدن به بینش وسیعی از بازارها 3) غنی سازی ارزش های مشتری درمحصولات نهایی ، بطوریکه اقتباس و کپی برداری از محصولات برای رقبا مشکل باشد. خلق و ایجاد شایسته محوری کار ساده ای نیست. مدیریت باید از مسئولیتی منحصر به فرد در قبال مهارت های اصلی و کسب دانش در سازمان برخوردار باشد. این کار بایستی با لیست کردن قابلیت های اساسی سازمان آغاز شود، تا حلقه های مفقوده (missing links) مشخص گردد. حلقه های مفقوده بوسیله همکاری و اتحاد با سایر سازمان ها احیاء می شود. همکاری در جایی که سازمان همسطح رقبای خود می باشد، خیلی مهم است. این مسئله اشاره به این امر دارد که در حالت ایده آل چابکی، رقابت و همکاری یک سازگاری دوطرفه است. همکاری بین سازمان ها، امکان پاسخگویی سریع به تقاضاهای متنوع را فراهم می نماید. در چنین شرایطی برای سازمان ها غیر ممکن است که به تنهایی موفق شوند. تقاضا برای محصولات جدید و پیچیده به آسانی بوسیله شبکه همکاری متقابل و با کارکنانی که از سازمان های خود منفک شده و با کارکنان سایر سازمان ها به تشریک مساعی در انجام کارها می پردازند، برآورده می شود. این امر منتسب به سازمان هایی مجازی می باشد. در یک سازمان مجازی خط مشی شایستگی بوضوح در همه واحدهای تجاری مشاهده می شود. کارکنان مستعد به آسانی از منطقه ای به منطقه دیگرانتقال داده می شوند، بطوریکه فرصت های زیادی را برای سازمان ایجاد می کنند. بنابراین سازمان های چابک به دلیل قابلیت هایی که از آن برخوردارند، مستعد افزایش سهم بازار و شتاب در جریانات هستند. ? سازمان مجازی(virtual enterprise) ? سطح اول: عدم همکاری بین سازمان ها ? سطح دوم: سطح همکاری سازمانی ? سطح سوم: سطح همکاری سازمانی و عملیاتی سازمان مجازی متفاوت از ادغام سنتی شرکت ها است. شکل بالا سه سطح همکاری بین سازمان ها را نشان می دهد که این همکاری در سازمان های مجازی به اوج خود می رسد. در سطح اول، سازمان هایی نشان داده شده است که هیچ نوع همکاری بین آنها وجود ندارد و هر کدام از آنها مثل جزایر منفرد اداره می شود. سازمان هایی که بصورت منفرد اداره می شود، زیاد است. بعنوان مثال در ایران موسساتی چون بانکها تقریباً هیچ گونه همکاری با همدیگر در استفاده از منابع، امکانات و یا تحقیقات انجام شده ندارند. تعاملات بین سازمانهایی که سطح همکاریشان کم است و یا ارتباطی در سطوح عملیاتی با یکدیگر ندارند، در سطح دوم نشان داده شده است. برای مثال ممکن است دو شرکت به یک توافق خرید رسیده و تبادل الکترونیکی داده ها (EDI) را برای تسهیل همکاریشان بکار گیرند، اما مدیران این شرکت ها در این ارتباط بدون دخالت دادن کارکنان عملیاتی (صفی) خود، اقدام به تصمیم گیری نمایند. در سطح سوم، شکل سازمان های چابک نشان داده شده، که سازمان هایی مجازی هستند که در هر دو سطح سازمانی و عملیاتی با همدیگر همکاری می نمایند. تیم های چابک (agile teams) بین سازمان های همکار فعالیت می کنند و این اوج همکاری بین سازمانی است، که منابع و مهارت های گوناگون سازمان های نامتجانس را برای تولید محصولات ساده و پیچیده تحت کنترل آنها در می آورد. در بستری که توسعه وظایف کیفیت (QFD) بعنوان یک تسهیل کننده فرایند انتقال نیازهای مشتریان و لحاظ نمودن آن در طراحی محصولات نهایی است، مشتریان قسمتی از بافت سازمان به حساب می آیند. Quality Function Deployment ابزاریست برای رساندن صدای مشتری به فرآیند طراحی محصولات. ? دو رویکرد برای عملی ساختن سازمان های مجازی وجود دارد ـ رویکرد اول در مورد شرکت های بزرگ است که می توانند واحدهای تجاریشان را سازماندهی مجدد نموده و بر شایستگی های خود متمرکز شوند و به شیوه سازمان های مجازی اداره شوند. چنین سازمانی نیازی به واگذاری تجربیاتش به خارج از سازمان و همکاری با سایر سازمانها ندارد. برای مثال در اواخر سالهای 1980 فقدان تمرکز بر شایستگی های اساسی در شرکت کرایسلر یک عامل کلیدی در واگذاری مسئولیت طراحی ماشین ها به بیرون از شرکت بود. ـ رویکرد دوم برای شرکت های کوچک می باشد که با یکدیگر همکاری کرده، و مسائلی چون کیفیت، قلمرو و میزان محصولات و خدماتی را که آنها شخصاً قادر به تهیه آن نمی باشند، به شرکت های همکار واگذار نمایند. ? قابلیت تجدید ساختار(capability for re-configuration) سازمان های چابک به آسانی می توانند تغییر قابل توجهی را در تمرکز، متنوع سازی و شکل دهی تجارتشان برای تسریع در رسیدن به یک هدف مخصوص را ایجادکنند، به گونه ای که این امر می تواند فرصت ها یی را برای سازمان بوجود آورد. این سازمان ها قادر به پیش دستی در رقابت هستند و کلید این امر به نظر بارهالد و هامل ایجاد یک طرح استراتژیک می باشد که نقشه وسیعی از مهارت های اصلی شرکت را نمایان سازد. این نوع از سازمان ها دارای موقعیت خوبی بوده و امتیازاتی از قبیل سرعت، بدست آوردن بازار قبل از رقبا با محصولات جدید، و چابکی بوسیله فراهم آوردن محصولات مورد نیاز مشتریان قبل از ایجاد و مطرح شدن نیاز آنان را دارند. برای این منظور، مدیریت باید در تکنولوژی هایی سرمایه گذاری کند که انعطاف پذیری عملیاتی را در سطح کارخانه ایجاد کند. ? سازمان دانش گرا (knowledge-driven enterprise) صاحبنظران تعاریف زیادی از دانش در سازمان ارائه کرده اند که شامل تجربیات افراد سازمان، گزارشات، بانک های اطلاعاتی و پرونده ها می باشد. سازمان هایی که قصد چابک شدن را دارند باید نیروهای تربیت شده و دارای انگیزه خوب را با یک مجموعه صحیح از مهارت ها، تجربه و دانش ارتقاء دهند، بطوریکه این امر جزء ضروری از استراتژی شرکت شود. اطلاعات و دانش در چنین سازمانی در اختیار نیروی کار بوده و بطور خلاصه می توان گفت که تفکر ،،دانش قدرت است،، بر چنین سازمان هایی حاکم می باشد. ? مدلی مفهومی چابکی ? مدل مفهومی چابکی ? محرکهای چابکی(agility drivers) محیط تجاری به صورت منبعی از تلاطم و تغییر، فشار را بر فعالیت های تجاری سازمان ها تحمیل می کند. این تغییرات و فشارهای نا مشخص و غیر قابل پیش بینی، سازمان ها را مجبور به استفاده از روشهای مناسبی می نمایدکه می تواند آنها را به یک موقعیت تثبیت شده هدایت کرده و از آنان در برابر از دست دادن مزیت های رقابتی اشان حمایت کند. این تغییران و نشانه ها را محرکهای چابکی می نامند. این محرکها می تواند از سازمانی به سازمان دیگر و از موقعیتی به موقعیت دیگر فرق کند. بنابراین طریقه تاثیر آنها بر سازمان می تواند متفاوت باشد. این مسئله برای مکانیزم کشف و تشخیص تغییرات در محیط تجاری ضروری است. همانطوریکه ذکر شد، یک شرکت با بازار انحصاری و یا سهمی تضمین شده در بازار و یا فعالیت در بازاری که درآن رقابت کم می باشد و مشتریانش برای بهبود کیفیت به سازمان فشار نمی آورند، متفاوت از سازمانی است که با یک محیط متلاطم روبروست. ? قابلیت های چابکی (agility capabilities) قابلیت های چابکی، عبارت است از توانایی هایی که باید در سازمان ایجاد شود، تا سازمان از قدرت مورد نیاز برای پاسخگویی به تغییرات برخوردار باشد. قدرت پاسخگویی(responsiveness): عبارت از توانایی شناخت تغییرات و پاسخ سریع به آنهاست.که شامل موارد زیر می باشد:- احساس، درک و پیش بینی تغییرات - واکنش سریع و فوری به تغییر - ایجاد، اصلاح و بهبود تغییر شایستگی (competency): عبارتست از مجموعه وسیعی از توانائیها، که بهره وری فعالیت ها را در جهت رسیدن به اهداف سازمان تامین می کند. این فاکتور شامل موارد زیر می باشد: - داشتن دیدگاه استراتژیک - تکنولوژی های مناسب سخت افزاری و نرم افزاری - کیفیت محصول - اثربخشی هزینه - بالا بودن معرفی محصولات جدید - مدیریت تغییر - قابلیت دانش و شایستگی افراد - اثربخشی و کارایی عملیات - هماهنگی داخلی و خارجی - یکپارچه سازی ? انعطاف پذیری (flexibility): عبارتست از توانایی تولید و ارائه محصولات گوناگون و دستیابی به اهداف مختلف با منابع و تجهیزات یکسان. انعطاف پذیری در چهار حوزه زیر مد نظر می باشد: - انعطاف پذیری در حجم محصول - انعطاف پذیری در تنوع محصول - انعطاف پذیری سازمان - انعطاف پذیری افراد ? سرعت (quickness): عبارتست از توانایی انجام دادن عملیات در کوتاهترین زمان ممکن، که شامل: - سرعت عرضه محصولات جدید به بازار - تحویل سریع و به هنگام محصولات - سرعت در زمان عملیات ، می باشد. و در نهایت فراهم کننده های چابکی که عبارتند از سازمان، نیروی انسانی، تکنولوژی و نوآوری، که در واقع بعنوان عوامل ایجاد کننده چابکی در سازمان به حساب می آیند. ? نتیجه گیری معرفی سازمان های چابک، حرکت در امتداد تحولات زنجیره واریست که سازمان ها را برای بقاء در شرایط امروز تجارت جهانی مجهز می نماید. بدین منظور سازمان ها ملزم به بسترسازی مناسب برای تحقق چابکی می باشند، که در این مقاله به برخی از شرایط مورد نیاز برای این امر اشاره گردید. شاید تحقق 100% چابکی بسیار ایده آل باشد، ولی می توان با سنجش میزان چابکی فعلی سازمان، در جهت افزایش آن تلاش نموده یعنی سبک و آماده برای خدمت به مشتری گام برداشته، نیازهای پنهان و پیدای او را شناسایی نموده و بدین ترتیب به یک موقعیت بی نظیر در محیط متلاطم امروزی دست یافت.
H.Sharifi, Z. Zhang "A methodology for achieving agility in manufacturing organisations: An introduction" international journal of production economics, 62(1999) 7-22. 1. Y. Y. Yusuf, M.Sarhadi, A. Gunasekaran "Agile Manufacturing: The drives, Concepts and attributes" international journal of production economics, 62 (1999) 33-43 2. Brian H. Maskell "An Introduction to Agile Manufacturing" BMA Inc. 3. A. Gunasekaran "Agile Manufacturing: A Framework for research and development" international journal of production economics, 62 (1999) 87-105 4. Taeho Park, Ku. Ug, Jac Kim "Petermination of an optimal set of design requirements, using house of quality" Journal of Operations Management, 18 (1998) - 569 - 581
سازمانهای امروز با مسائلی چون تغییرات سریع و غیر قابل پیش بینی، سفارشات خاص و سلیقه ای مشتریان، کیفیت کامل، انتظار دریافت سطح خیلی بالایی از خدمت و ... روبرو هستند.